Oda bloğu, kontenjan ve attrition nedir?
Otel, grubunuz için her gece belirli sayıda oda ayırır. Bu odaların bir kısmı boş kalırsa, aradaki farka attrition denir. Sözleşmede genellikle bir pay vardır: örneğin %20. Bloğun %80’ini doldurursanız ceza yoktur. Daha azını doldurursanız boş kalan odaları ödersiniz.
Otelin ayırdığı odalara Türkçede kontenjan ya da oda bloğu denir. “Blokaj” da kullanılır, ama bu kelime kartta tutar bloke etmek anlamına da geldiği için sözleşmelerde kontenjan daha nettir. Attrition kelimesi Türkçe sözleşmelerde de genelde İngilizce kalır.
Kaç odanın dolduğunu sizin kayıt listeniz değil, otelin etkinlik sonrası konaklama raporu belirler. Pay da pazarlığa açıktır. İncelediğimiz yayınlanmış sözleşmelerde bir Marriott oteli toplamda %85 doluluk, bir Hyatt oteli her gün için %80 doluluk istiyordu.
Attrition hesaplayıcı
Kendi rakamlarınızı girin. Hesaplayıcı iki yöntemi yan yana gösterir. Aradaki fark, sözleşmede pazarlık etmeye değer tutardır.
Kümülatif hesapta €0, gece gece hesapta €4.000 ödenir.
Gece gece hesap €4.000 daha pahalı. Sözleşmeyi kümülatife çevirmek size bu kadar kazandırır. Kazanılan ücretsiz oda gecesi: 7.
Toplamda en az 280 oda gecesi dolmalı · Bu bir tahmindir. Vergi, yuvarlama ve krediler sözleşmenize göre değişir; hukuki tavsiye değildir.
Garantili ve garantisiz kontenjan
Garantili kontenjanda odaları kullansanız da kullanmasanız da ödersiniz. Sektörde buna “boş-dolu” denir.
Garantisiz kontenjanda otel odaları belirli bir tarihe kadar tutar. O tarihe kadar isim vermediğiniz odalar otele geri döner.
Etkinliklerde çoğu zaman ikisinin arası imzalanır: blok bir tarihe kadar tutulur, sonra da eksik kalma payını aşan odalar için ödeme yapılır.
Kümülatif mi, gece gece mi?
Aynı %20 iki farklı şekilde hesaplanabilir. Fark çoğu zaman sanıldığından büyüktür.
- Kümülatif
- Bütün geceler toplanır. Dolu bir gece, eksik kalan geceyi kapatır.
- Gece gece
- Her gece ayrı bakılır. Bir gecenin fazlası diğerine geçmez. Bu yüzden hiçbir zaman kümülatiften ucuz değildir.
Örnek: 3 gece, gecelik 200 €, %20 eksik kalma payı.
| Gece | Blok | En az | Dolan | Eksik |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 100 | 80 | 110 | 0 |
| 2 | 150 | 120 | 100 | 20 |
| 3 | 100 | 80 | 95 | 0 |
| Toplam | 350 | 280 | 305 | — |
- Kümülatif: 305 oda gecesi dolmuş, en az 280 gerekiyor. Ödeme yok: 0 €.
- Gece gece: 2. gece 20 oda eksik. 1. gecenin fazlası sayılmıyor. 20 × 200 € = 4.000 €.
- Otel 2. gece bu odalardan 5’ini başkasına satarsa, ödeme 3.000 €’ya iner.
Ceza nasıl hesaplanır?
Temel hesap basit: boş kalan oda gecesi × gecelik fiyat. Ama sözleşmeler bunu yumuşatabilir:
- Fiyatın bir kısmı. Boş oda otele daha az maliyet çıkarır. Bu yüzden bazı hukukçular fiyatın %70–80’ini önerir.
- Gelire göre. Oda sayısı yerine beklenen oda geliri karşılaştırılır. Fiyatın geceden geceye değiştiği etkinliklerde işe yarar.
- Otel dolduysa ceza yok. Bazı sözleşmeler, otelin tamamen dolu olduğu geceler için ödeme istemez. Boş oda kalmadıysa otelin kaybı da yoktur.
Verginin eklenip eklenmeyeceği ve yuvarlama sözleşmeden sözleşmeye değişir.
Faturayı düşüren krediler
- Otelin tekrar sattığı odalar. Boş kalan odanızı otel başkasına satarsa, o oda eksikten düşer. Ama çoğu sözleşmede sizin odalarınız en son satılmış sayılır: otelde hâlâ boş oda varsa, sizinki satılmış sayılmaz.
- Blok dışı rezervasyonlar. Bazı katılımcılar otele başka yoldan rezervasyon yapar. İsim listenizle eşleştirilip doluluğa sayılmalarını isteyin.
- No-show ve erken çıkış ücretleri. Otel bu geceler için zaten ücret alıyorsa, aynı geceler için bir de ceza ödememelisiniz. Bu ancak sözleşmede açıkça yazıyorsa geçerlidir.
Release, cut-off ve gözden geçirme tarihleri
Release (opsiyon) ya da cut-off tarihinde otel, isim verilmemiş odaları satışa geri açar. İncelediğimiz sözleşmelerde bu tarih varıştan 21–24 gün önceydi.
Dikkat: odaların geri açılması, sizin dolum yükümlülüğünüzü genellikle değiştirmez. Release tarihinde bıraktığınız oda, attrition hesabından kendiliğinden düşmez.
Gözden geçirme tarihleri, bloğu cezasız küçültebildiğiniz tarihlerdir. Bunları sözleşmeye yazdırmak, eksik kalma payını büyütmekten çoğu zaman daha değerlidir.
Sözleşmede yazmıyorsa: Yönetmelik ne diyor?
Sözleşmeniz bir konuda bir şey söylemiyorsa, Turizm İşletmelerinin Bakanlıkla, Birbirleriyle ve Müşterileriyle İlişkileri Hakkında Yönetmelik devreye girer. Sözleşmede farklı bir şey yazıyorsa sözleşme geçerlidir.
| Konu | Yönetmelikteki kural |
|---|---|
| No-show, geç iptal | En az 1 gece, yüksek sezonda 3 gece (md. 28–29) |
| Rooming list | Varıştan 14 gün önce otele verilir (md. 32) |
| Ücretsiz yer | 15 kişilik gruba 1, sonraki her 20 kişiye 1 (md. 34) |
| Grup iptali | Grubun yarısından fazlası için 21 gün, azı için 14 gün önce bildirilir (md. 35) |
| Ceza yazılmamışsa | Rezerve hizmetlerin 2/3’ü (md. 36–37) |
Planlanan, gerçekleşen ve faturalanan gece
Attrition tartışmalarının çoğu, üç farklı sayının tek sayıymış gibi konuşulmasından çıkar.
| Sayı | Ne anlatır? | Nereden gelir? |
|---|---|---|
| Planlanan | Misafirin listede kalacağı geceler | Son rooming list |
| Gerçekleşen | Misafirin gerçekten kaldığı geceler | Otelin konaklama raporu |
| Faturalanan | Sözleşmeye göre ödenecek geceler | Sözleşme + gerçekleşen konaklama |
Örnek: bir misafir pazartesi–çarşamba, 3 gece planlanmış. Bir gün geç geliyor ve bir gün erken ayrılıyor.
- Gerçekleşen: 1 gece.
- Faturalanan: sözleşme no-show ve erken çıkış için birer gece ücret alıyorsa 3 gece. Başka bir sözleşmede 1 gece artı sabit bir ücret olabilir.
- Attrition hesabındaki doluluk: yine 1 gece.
Bu yüzden üç sayıyı ayrı tutmak gerekir.
Sözleşmede neleri konuşmalı?
- Gece gece değil, kümülatif hesap
- Gözden geçirme tarihleri ve cezasız küçültme payı
- Otelin tekrar sattığı odaların eksikten düşülmesi
- Blok dışı rezervasyonların doluluğa sayılması
- No-show ve erken çıkış ücretlerinin cezadan düşülmesi
- Cezanın fiyatın bir kısmı olarak ve vergisiz hesaplanması
- Otelin dolu olduğu gecelerde ceza olmaması
Blok ve doluluğu gece gece takip etmek için ücretsiz rooming list şablonundaki oda geceleri sayfasını kullanabilirsiniz.