Rooming list nedir?
Rooming list, bir grubun otelde hangi odada kimin, hangi tarihler arasında kalacağını gösteren ve organizatörün otele gönderdiği listedir. Türkçede odalama listesi ya da oda listesi de denir. Otel, gruba ayırdığı odaları bu listeye göre isimlendirir, girişleri hazırlar ve faturayı bu listeden yola çıkarak keser.
Kongre, bayi toplantısı, teşvik gezisi ya da lansman fark etmez: misafirlerin konaklamasını organizasyon üstleniyorsa otelle arasındaki ortak dil rooming list’tir. Otel açısından gruba ayrılmış bir oda bloğunun içini dolduran belgedir; organizatör açısından ise misafir listesinin o otele düşen parçası.
Rooming list’te hangi bilgiler olur?
Oteller farklı formatlar isteyebilir, ama neredeyse her listede şunlar vardır:
- Misafirin adı ve soyadı, kimlikte yazdığı gibi
- Oda tipi (Single, Double, Twin, Triple, Suite)
- Aynı odayı paylaşan misafirler
- Giriş ve çıkış tarihleri
- Ödeme şekli: master hesap mı, misafir mi öder?
- Özel istekler: erişilebilir oda, bebek yatağı, bitişik oda
- Varış bilgisi: uçuş ve iniş saati, erken giriş ihtiyacı
En pratik düzen her satıra bir oda yazmaktır; iki kişilik odada ikinci misafir aynı satırda durur. Böylece satır sayısı, otelin saydığı oda sayısıyla aynı olur. Hazır bir düzen isterseniz ücretsiz rooming list şablonunu kullanabilirsiniz.
Rooming list mi, booking link mi?
Gruplarda iki yol vardır. Rooming list ile odaları organizasyon tutar ve kimin nerede kalacağına siz karar verirsiniz. Booking link (rezervasyon bağlantısı) ile otel gruba özel fiyatlı bir bağlantı verir, her katılımcı kendi odasını kendisi ayırır ve rezervasyonlar bloktan düşer.
| Rooming list | Booking link | |
|---|---|---|
| Kim ayırır? | Organizatör | Her katılımcı kendisi |
| Kim öder? | Çoğunlukla organizasyon (master hesap) | Çoğunlukla katılımcı |
| Oda eşleşmesi | Siz belirlersiniz | Katılımcılar kendi aralarında |
| Uygun olduğu yer | Davetli etkinlikler, teşvik gezileri, ağırlanan misafirler | Açık kayıtlı kongreler, kendi masrafını karşılayan katılımcılar |
Davetiyeyle gelen ve konaklaması karşılanan misafirlerde rooming list neredeyse her zaman doğru yoldur: kimin geldiğini, kiminle kaldığını ve kaç gece kaldığını siz bilirsiniz.
Rooming list otele ne zaman gönderilir?
Grup sözleşmelerinde genellikle bir cut-off tarihi bulunur. Otel listeyi bu tarihe kadar ister; sonrasında bloktaki isimlendirilmemiş odalar serbest bırakılabilir ya da fiyat garantisi bitebilir. Bu tarih ve koşulları sözleşmeden sözleşmeye değişir, bu yüzden her otel için ayrı not edin.
Pratikte liste tek seferde bitmez: cut-off’ta ilk tam liste gider, varışa kadar düzeltmeler gelir, son hafta neredeyse her gün küçük değişiklik olur. Önemli olan her değişikliğin otele ulaşması ve otelin en güncel listeyle çalışmasıdır.
Oda tipleri ne anlama gelir?
- Single (SGL)
- Tek kişilik kullanım. Oda fiziksel olarak çift kişilik olabilir; önemli olan tek misafir.
- Double (DBL)
- İki kişi, tek büyük yatak. Çiftler için.
- Twin (TWN)
- İki kişi, iki ayrı yatak. Odayı paylaşan iş arkadaşları için.
- Triple (TRP)
- Üç kişi; genellikle ek yatakla.
Birden fazla otelde rooming list nasıl yönetilir?
Misafir sayısı arttıkça tek otel yetmez ve işin zor kısmı burada başlar. Her otel yalnızca kendi misafirlerini görmelidir; tek bir ana listeden her otel için ayrı liste çıkarırsınız.
- Tek kaynak tutun. Misafirin otel, oda ve tarih bilgisi tek yerde dursun; otel listeleri oradan çıksın. Aynı misafir iki dosyada farklı tarihle durursa hangisinin doğru olduğunu kimse bilemez.
- Versiyon verin. Her gönderime v1, v2, v3 deyin ve değişen satırları ayrıca yazın.
- Uçuş değişikliklerini takip edin. Geç inen bir uçuş geç giriş, iptal olan bir uçuş no-show demektir; otel bunu sizden duymalı.
- Oda gecelerini blokla karşılaştırın. Her gece kaç oda tuttuğunuzu sözleşmedeki blokla yan yana koyun; eksik doluluk sözleşmeye göre ücrete dönüşebilir.
En sık yapılan hatalar
- Double ile Twin’i karıştırmak. Bir çiftin iki ayrı yataklı odaya, iki iş arkadaşının tek yataklı odaya düşmesi.
- İsimleri kimlikten farklı yazmak. Girişte misafir bulunamaz, kuyruk uzar.
- Çıkış tarihini gece sanmak. 11–14 Mart üç gecedir, dört değil.
- Tüm listeyi tüm otellere göndermek. Hem karışıklık yaratır hem de gereksiz kişisel veri paylaşımıdır.
- Telefonda yapılan değişikliği listeye işlememek. Otelin listesi ile sizinki ayrışır; fatura geldiğinde fark ortaya çıkar.
Etkinlikten sonra ne olur?
Otel faturası geldiğinde rooming list’le değil, gerçekleşen konaklamayla karşılaştırılır. Planlanan gece (listede yazan), gerçekleşen gece (misafirin gerçekten kaldığı) ve faturalanabilir gece (sözleşmeye göre ödenecek) üç ayrı sayıdır. No-show, erken çıkış ve geç giriş bu sayıları birbirinden ayırır.
Bu üç sayıyı oda oda tutmak, etkinlik sonunda otelle yapılan mutabakatı tartışmaya değil kontrol listesine çevirir.