Otel Blokajı Sözlüğü: Allotment, Cut-off

Blokaj ve blok türleri

Blokaj (kontenjan, oda bloğu): Otelin belirli tarihlerde grubunuz için ayırdığı odalardır. Her gece için ayrı bir oda sayısı ve anlaşılmış bir fiyatla gelir; “blokajlı oda” bu bloktaki odadır. Sektörde en sık blokaj denir, sözleşmelerde kontenjan ya da oda bloğu da yazılır. Blokaj kelimesi kartta tutar bloke etmek için de kullanıldığından sözleşmede kontenjan daha net okunur. Blok dolmazsa ne ödendiğini otel kontenjanı ve attrition rehberinde anlattık.
Allotment: Allotment, Türkçe sözleşmelerde kontenjan diye geçen oda tahsisidir. Asıl yeri tur operatörü ve acente sözleşmeleridir: otel bir sezon boyunca acenteye her gün belirli sayıda oda verir, acente satamadığı odaları release süresi dolmadan geri bırakır. Etkinlik bloğu ise tek bir etkinliğin tarihleri için açılır. Etkinlik işinde iki kelime çoğu zaman aynı anlamda kullanılır; hangi kelimenin yazdığından çok, yanına hangi koşulların yazıldığına bakın.
Garantili ve garantisiz blok: Garantili blokta odaları kullansanız da kullanmasanız da ödersiniz; sektörde buna “boş-dolu” denir. Garantisiz blokta otel odaları cut-off tarihine kadar tutar, isim verilmeyen odalar sonra otele döner. Etkinliklerde çoğu zaman ikisinin arası imzalanır: blok bir tarihe kadar tutulur, doluluk anlaşılan payın altında kalırsa aradaki fark ödenir. Garantili ve garantisiz kontenjan bölümünde ayrıntısı var.
Courtesy block: Otelin odaları grup fiyatıyla tuttuğu ama sizden doluluk taahhüdü istemediği bloktur. Attrition maddesi yoktur: cut-off tarihine kadar rezerve edilmeyen odalar cezasız otele döner. Karşılığında otel genelde daha az oda ayırır, indirim de daha küçük olabilir. Misafirlerin odasını kendisi ayırıp ödediği etkinliklere uyar; davetlileri odalara sizin yerleştirdiğiniz kurumsal etkinliklerde ise odaların son ana kadar tutulacağının güvencesi olmaz.

Tarihler: cut-off, gözden geçirme, shoulder

Cut-off (release, opsiyon) tarihi: Otelin isim verilmemiş odaları genel satışa açtığı tarihtir. Bu tarihten sonra gelen isimleri otel ancak boş oda varsa alır; grup fiyatını koruyup korumayacağı sözleşmeye bağlıdır, bazı sözleşmeler o günkü fiyatı uygular. Dikkat: odaların geri açılması, dolum yükümlülüğünüzü genellikle değiştirmez. Tarihlerin nasıl işlediğini release, cut-off ve gözden geçirme bölümünde anlattık.
Gözden geçirme tarihleri (review dates): Bloğu cezasız küçültebildiğiniz, sözleşmeye önceden yazılmış ara tarihlerdir. O güne kadarki doluluğa otelle birlikte bakar, oda sayısını düşürürsünüz; otel de bıraktığınız odaları satmak için zaman kazanır. Ne kadar küçültebileceğiniz genelde bir oranla sınırlanır. Bu tarihleri sözleşmeye yazdırmak, eksik kalma payını büyütmekten çoğu zaman daha değerlidir.
Shoulder geceler (pre/post): Etkinliğin ana gecelerinden hemen önceki ve sonraki gecelerdir: erken gelen konuşmacılar, ertesi sabah dönen ekip. Bu gecelerde blok genelde daha küçüktür. Oteller grup fiyatını etkinlikten birkaç gün önce ve sonra da verebilir; bu gecelerin fiyatını ve doluluğa sayılıp sayılmadığını sözleşmeye yazdırın.

Doluluk: pick-up, wash, attrition

Pick-up (doluluk): Bloktan gerçekten kullanılan oda gecesi sayısıdır; genelde gece gece gösterilir. Attrition, ücretsiz oda ve otelin size gelecek yıl önereceği blok bu sayıya göre hesaplanır. Sayıyı sizin kayıt listeniz değil, otelin etkinlik sonrası konaklama raporu belirler. Bloğun dışından rezervasyon yapan misafirlerin listenizle eşleştirilip sayılmasını isteyin; faturayı düşüren krediler arasında bu da var.
Wash: Bloğun kullanılmayacağı tahmin edilen kısmıdır: son anda vazgeçenler, odasını bloğun dışından ayıranlar, sonradan oda paylaşmaya karar verenler. Oteller bu payı geçmiş etkinliklere bakarak tahmin eder. Bazıları sözleşmedeki odaların hepsini satıştan çekmez ya da doluluk geride kalınca bloğu cut-off’tan önce küçültür. Blok isterken aynı soruyu siz de sorun: bu grup geçen sefer gerçekte kaç oda kullandı?
Attrition (eksik kalma payı): Bloğun dolmayan kısmı ve sözleşmede buna tanınan paydır. Pay %20 ise bloğun en az %80’ini doldurmanız gerekir; altında kalan oda geceleri için ödeme yaparsınız. Hesap bütün geceler toplanarak ya da gece gece yapılabilir ve aradaki fark büyük olabilir. Kendi rakamlarınızı attrition hesaplayıcısında deneyebilirsiniz.

Konaklama: no-show, erken çıkış, liste

No-show: Rezervasyonu olan misafirin haber vermeden hiç gelmemesidir. Otel genelde en az bir gece ücret alır; ne kadar alacağı sözleşmede yazar, yazmıyorsa Yönetmelikteki kural geçerli olur. No-show gecesi faturaya girer ama kimse o odada kalmamıştır. Planlanan, gerçekleşen ve faturalanan geceyi ayrı tutmanın nedeni budur.
Erken çıkış: Misafirin otelden planlanan tarihten önce ayrılmasıdır. Bazı sözleşmeler boşalan geceler için erken çıkış ücreti alır; bazılarında misafir çıkış tarihini girişte değiştirirse ücret alınmaz. Bu ücretin attrition hesabından düşülmesini sözleşmeye yazdırın, yoksa aynı gece için iki kez ödeyebilirsiniz.
Rooming list ve booking link: Rooming list, otele gönderilen isim listesidir: kim hangi odada, kiminle ve hangi tarihlerde kalacak. Odaları organizasyon tutar ve kimin nerede kalacağına siz karar verirsiniz. Booking link (rezervasyon bağlantısı) ile ise otel gruba özel fiyatlı bir bağlantı verir, her misafir odasını kendisi ayırır ve rezervasyonlar bloktan düşer. Konaklamayı organizasyonun ödediği kurumsal etkinliklerde genelde rooming list kullanılır.

Otele göndermeye hazır bir dosya için ücretsiz rooming list şablonunu kullanabilirsiniz. EventProgrammer’da her otelin rooming list’i misafir kayıtlarından çıkar; etkinlik sonunda planlanan ve gerçekleşen geceler mutabakat raporunda yan yana durur.

Fiyat, ücretsiz oda ve fatura

Rack rate ve grup fiyatı: Rack rate, otelin indirimsiz liste fiyatıdır; pek az kişi bu fiyatı öder ama diğer fiyatlar ona göre konuşulur. Grup (kontrat) fiyatı, bloğunuzdaki odalar için sözleşmede sabitlenen gecelik fiyattır. Attrition ve no-show bedelinin hangi fiyatla hesaplanacağını ve cut-off’tan sonra gelen rezervasyonların hangi fiyatı ödeyeceğini sözleşmede kontrol edin.
Ücretsiz oda (comp policy): Otelin belirli sayıda ücretli oda gecesine karşılık verdiği ücretsiz oda gecesidir; sözleşmede “her N oda gecesine 1” diye yazılır. Hesap genelde bloğun büyüklüğüne değil, gerçekten dolan ve ödenen gecelere göre yapılır. Kullanılmayan ücretsiz geceler çoğu zaman paraya çevrilmez. Sözleşmede yazmıyorsa Yönetmelikteki ücretsiz yer kuralına bakılır.
Master hesap ve ekstralar: Master hesap (master account), organizasyonun ödeyeceği masrafların toplandığı ortak hesaptır; oda ve vergi, grup yemekleri ve toplantı salonu genelde buraya yazılır. Minibar, oda servisi, çamaşır, otopark gibi kişisel harcamalar (ekstralar, incidentals) çoğu zaman misafirin kendi hesabına gider. Hangi kalemin nereye yazılacağını otele önceden yazılı bildirin ve master hesaba kimin harcama ekleyebileceğini sınırlayın; yoksa misafirin minibarı şirketin faturasında çıkar.