Şablonda neler var?
Bu şablon, misafirlerin uçakla gelip otelde kaldığı kurumsal etkinlikler için hazırlandı: bayi toplantısı, kongre, lansman, teşvik gezisi. Her satır bir kişidir. Kimin davet edildiği, kimin onayladığı, ne zaman geldiği, nerede kaldığı ve havalimanında araç isteyip istemediği aynı satırdadır. Düğün ya da parti listesi değil; o listelerde uçuş ve oda sütunlarına gerek olmaz.
- Davetli listesi
- 300 satır, 26 sütun. Kategori, durum, oda tipi, varış ve dönüş tipi açılır listeden seçilir; tarih ve saat sütunları biçimlidir.
- Özet
- Toplam davetli, duruma ve kategoriye göre sayılar, ilk varış gününden itibaren gün gün kaç kişinin geldiği ve kaçının transfer istediği. Formüllerle kendiliğinden dolar.
- Nasıl kullanılır
- Sütunlar, katılım durumu ve kişisel verilerle ilgili kısa notlar.
- Örnek
- Dört doldurulmuş satır: uçakla gelen iki kişi, arabayla gelen bir oda arkadaşı ve henüz cevap vermemiş bir VIP.
Dosya Excel’de açılır; Google Sheets’e yükleyip orada da kullanabilirsiniz. Başlıklar ilk sayfanın ilk satırındadır; adlarını değiştirmeyin, liste başka bir sisteme aktarılırken buradan okunur.
Sütunlar ne anlama geliyor?
| Sütun | Ne yazılır |
|---|---|
| Ad Soyad | Kimlikte veya pasaportta yazdığı gibi. Otel, havayolu ve kayıt masası aynı ismi arar. |
| Kurum, Unvan | Hangi şirketten, hangi görevle geldiği. Oturma düzeni ve yaka kartı için. |
| E-posta, Telefon | Etkinlik günü ulaşmanız gereken numara. Gerekmiyorsa boş bırakın. |
| Kategori | Katılımcı, Konuşmacı, VIP, Ekip, Basın. Kendi kategorilerinizi yazabilirsiniz. |
| Durum | Davet edildi, Onayladı, Reddetti, İptal. Özet bu sütunu sayar. |
| Varış tipi, uçuş, tarih, saat | Uçuş, otobüs, tren, araba ya da kendi imkânı. Saat, varılan şehrin yerel saatidir. |
| Varış ve dönüş transferi | Havalimanında ya da garda araç gerekiyorsa Evet. |
| Otel, oda tipi, oda arkadaşı | Oda arkadaşı sütununa aynı odada kalacak kişinin adını listede yazdığı gibi yazın. Double ve Twin aynı şey değildir. |
| Giriş, çıkış | Otele giriş ve otelden çıkış tarihi. Çıkış günü gece sayılmaz. |
| Diyet, özel gereksinimler, notlar | Vejetaryen, alerji, erişilebilir oda, asistan üzerinden iletişim gibi. |
Davetli listesi nasıl hazırlanır?
- Tek bir ana liste tutun. Müşteriden, satış ekibinden ve konuşmacı koordinatöründen gelen isimleri aynı dosyada toplayın. İki ayrı liste, iki farklı gerçek demektir.
- Önce isim, kurum ve kategori. Davet aşamasında bu üçü yeter. Durumu “Davet edildi” yapın.
- Cevaplar geldikçe durumu güncelleyin. Onaylayanların seyahat ve konaklama sütunlarını doldurun; reddedenleri silmeyin, Reddetti olarak bırakın. Kime sorduğunuzu sonradan bilmek işe yarar.
- Uçuşlar netleşince özete bakın. Gün gün varış tablosu, hangi gün kaç araç gerekeceğinin ilk tahminidir. Araçları planlamak için havalimanı transfer listesi şablonunu kullanın.
- Oteller için ayrı rooming list çıkarın. Davetli listesi kişi başına, otel listesi oda başınadır. Oteller için rooming list şablonunu kullanın.
Katılım durumunu (LCV) takip etmek
Davetiyedeki “LCV” (lütfen cevap veriniz) satırının karşılığı bu dosyada Durum sütunudur. Dört değer çoğu etkinliğe yeter:
- Davet edildi: davet gitti, cevap yok. Son cevap tarihinden önce bu listeyi bir kez daha arayın.
- Onayladı: geliyor. Seyahat ve otel sütunları bu kişiler için dolmalı.
- Reddetti: gelmiyor. Yerine başka birini davet edecekseniz kontenjanı buradan görürsünüz.
- İptal: önce onaylayıp sonra vazgeçen. Otel ve uçuş iptali gerekebilir; ayrı tutun.
Kişisel veriler
Davetli listesi isim, telefon, e-posta ve seyahat bilgisi içerir. KVKK’nın temel ilkelerinden biri, verinin işlendiği amaçla sınırlı ve ölçülü olmasıdır. Pratikte:
- Yalnızca etkinlik için gereken sütunları doldurun; gerekmeyenleri silin.
- Pasaport numarası ve kimlik fotoğrafı gibi bilgileri bu dosyada tutmayın.
- Dosyayı e-postayla dolaştırmak yerine herkesin tek bir paylaşılan kopya üzerinde çalışmasını sağlayın.
- Otele, transfer firmasına ve kayıt masasına yalnızca kendi işlerine yarayan kısmı verin.
Bu bir hukuki görüş değildir; şirketinizin aydınlatma metnine ve politikasına uyun.
Listeyi EventProgrammer’a aktarmak
Şablonun başlıkları EventProgrammer’ın misafir içe aktarmasının tanıdığı adlardır. Dosyayı Toplu Misafir İçe Aktarma ekranına yüklediğinizde sütunlar otomatik eşleşir; siz yalnızca kontrol edersiniz. Etkinliğinizde açık olmayan alanların (örneğin uyruk) sütunları atlanır. Etkinlikte tanımlı olmayan bir kategori ya da durum değeri gelirse önizlemede bir kez eşleştirirsiniz; aynı değerdeki bütün satırlar düzelir.
İçe aktardıktan sonra her kişinin uçuşu, oteli ve transferi aynı misafir kaydına bağlıdır: transferler tarih, şehir ve yöne göre gruplanır, her otel için rooming list oradan çıkar. EventProgrammer misafirlere davetiye ya da e-posta göndermez; durumu siz güncellersiniz. Ayrıntılar için misafir listesi özelliğine bakın.