Şablonda neler var?
Bu şablon, misafirlerin uçakla gelip havalimanından otele taşındığı kurumsal etkinlikler için hazırlandı: kongre, bayi toplantısı, lansman, teşvik gezisi. Her satır bir yolcunun bir yolculuğudur. Gelip dönen bir misafir iki satırdır: biri Varış, biri Dönüş. Transfer firmasına, karşılama ekibine ve şoföre giden listeler buradan çıkar.
- Transfer listesi
- 500 satır, 16 sütun. Yön ve durum açılır listeden seçilir; tarih ve saat sütunları biçimlidir, başlık satırı sabit ve filtreler açıktır.
- Plan
- Gün gün varan ve dönen kişi sayısı, aracı henüz yazılmamış kişiler ve seçtiğiniz gün için saat saat kişi ve bagaj sayısı. Havalimanına ve terminale göre süzülür; formüllerle kendiliğinden dolar.
- Nasıl kullanılır
- Sütunlar, alış saati ve kişisel verilerle ilgili kısa notlar.
- Örnek
- Sekiz doldurulmuş satır: iki havalimanı, dış ve iç hatlar, üç kişilik bir aile, aracı henüz yazılmamış bir yolcu ve iki dönüş.
Dosya Excel’de açılır; Google Sheets’e yükleyip orada da kullanabilirsiniz. Sütun adlarını değiştirmeyin, Plan sayfası bu sütunları okur.
Sütunlar ne anlama geliyor?
| Sütun | Ne yazılır |
|---|---|
| Tarih, Yön | Uçuşun tarihi ve Varış ya da Dönüş. Gece yarısından sonra inen uçuşun tarihi bir sonraki gündür; araç da o gün gerekir. |
| Havalimanı, Terminal | IST, SAW gibi kod ve terminal (iç hatlar, dış hatlar). |
| Uçuş No, Uçuş Saati | Varışta iniş, dönüşte kalkış saati. Havalimanının yerel saatiyle yazın. |
| Alış Saati | Aracın yolcuyu aldığı saat. Varışta inişten bir süre sonra, dönüşte otelden çıkış saati. |
| Yolcu, Kişi | Pasaportta yazdığı gibi ad. Bir aile ya da küçük grup tek satırsa Kişi sütununa kaç kişi olduğunu yazın; boşsa 1 sayılır. |
| Bagaj | Araç seçimi için. Koltuk sayısı bagaj kapasitesi değildir. |
| Telefon | İsteğe bağlı. Yalnızca karşılamada gerçekten aranacaksa doldurun. |
| Otel / Adres, Buluşma Noktası | Varışta bırakılacak, dönüşte alınacak yer ve yolcunun aracı nerede bulacağı. |
| Araç | A1, A2 gibi bir kod. Aynı kodu taşıyan yolcular aynı araçla gider. |
| Durum, Notlar | Bekliyor, İndi, Alındı, Gelmedi, İptal. Notlara çocuk koltuğu, tekerlekli sandalye ya da fazla bagaj gibi aracı etkileyen bilgileri yazın. |
Varışlar araçlara nasıl bölünür?
- Önce günü saat saat görün. Plan sayfasında tarihi ve yönü seçin: hangi saatte kaç kişinin indiği ve kaç bagaj geldiği çıkar. Yoğun saatler büyük araç, seyrek saatler küçük araç ister.
- Yakın inişleri birleştirin. Aynı terminale yarım saat içinde inenler genellikle aynı araca konur. Pencere uzadıkça ilk inen daha çok bekler; pencereyi siz belirleyin ve beklemeyi misafire önceden söyleyin.
- Terminali ayrı düşünün. Aynı saatte iki ayrı terminale inen yolcular aynı aracı paylaşırsa biri ötekini bekler. Plan sayfasında terminali seçip ayrıca bakın.
- Dış hatlara pay bırakın. Dış hat yolcusu pasaport kontrolü ve gümrükten geçtiği için iç hat yolcusundan daha geç çıkar. Bazı transfer firmaları dış hat varışlarında alışı inişten yaklaşık bir saat sonraya koymayı önerir. Alış Saati sütunu bunun için.
- Rötar kuralını önceden yazın. Bir uçuş belli bir süreden fazla gecikirse grubun beklemeden çıkacağını ve geç gelene ayrı araç verileceğini önceden kararlaştırın. Süreyi transfer firmasıyla birlikte koyun; ücretsiz bekleme süresi firmadan firmaya değişir.
- Bagajı sayın. Araçların koltuk sayısı bagaj kapasitesi değildir. Bagaj sayısını araç tipine göre firmayla kontrol edin; golf çantası, sunum malzemesi ya da bebek arabası ayrı yer ister.
- VIP’leri ve konuşmacıları ayırın. Konuşmacıyı, müşterinin üst yöneticisini ya da VIP’yi grup aracında bekletmek yerine ayrı araçla almak çoğu zaman daha az risklidir.
Transfer firmasına ne, ne zaman gönderilir?
Transfer firması kaç araç, hangi tipte ve hangi saatte gerektiğini bilmek ister; şoförün ise kendi aracının yolcu listesine ihtiyacı vardır. Bu ikisini ayırmak işi kolaylaştırır.
- İlk tahmin: uçuşlar netleşmeye başlayınca Plan sayfasındaki gün gün ve saat saat sayılar. Firma araç planını buna göre yapar.
- Son liste tarihi: son listeyi ne zaman göndereceğinizi teklif ya da sözleşme aşamasında firmayla kararlaştırın. O tarihten sonrası son dakika değişikliğidir.
- Son liste: araç kodları yazılmış, tarih, yön ve araca göre sıralanmış transfer listesi. Her araç için yolcu adları, kişi ve bagaj sayısı, uçuş numarası ve saati, alış ve bırakış noktası.
- Karşılama bilgisi: buluşma noktası, karşılama tabelasında ne yazacağı ve ekibinizden ulaşılacak kişinin telefonu.
Etkinlik günü değişiklikler
Etkinlik günü liste değişir: uçuş rötar yapar, biri uçağı kaçırır, biri hiç gelmez. Değişikliği kimin, kime, nasıl bildireceği önceden belli olursa sahada kimse doğru listeyi aramaz.
- Değişiklikleri tek bir dosyada yapın. Aynı listenin üç sürümü dolaşırsa hangisinin doğru olduğu belirsizleşir.
- Gün boyunca ekipten biri uçuş durumlarını havayolunun ya da havalimanının sitesinden izlesin ve rötarı transfer firmasına iletsin.
- Durum sütununu işaretleyin: İndi, Alındı, Gelmedi. Gelmeyen yolcu için kimin ne kadar bekleyeceği ve kimi arayacağı önceden belli olsun.
- Bir yolcunun aracı değişirse araç kodunu güncelleyin. Plan sayfasındaki “aracı yazılmamış” sütunu boşta kalan kimseyi gösterir.
Kişisel veriler: şoföre yalnızca gerekeni
Transfer listesi isim, uçuş, otel ve bazen telefon içerir; şoförün telefonunda ya da araçta basılı durur. KVKK’nın temel ilkelerinden biri, verinin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasıdır. Pratikte:
- Şoför listesinde yalnızca yolcu adı, kişi ve bagaj sayısı, uçuş numarası ve saati, alış ve bırakış noktası olsun. Telefon gerekiyorsa çoğu zaman ekibinizden bir kişinin numarası yeter.
- Kimlik ya da pasaport numarası, doğum tarihi, e-posta, diyet ve sağlık bilgisi şoför listesine girmez. Tekerlekli sandalye gibi aracı etkileyen bir ihtiyaç varsa, nedenini değil ihtiyacı yazın.
- Her şoföre yalnızca kendi aracının yolcularını verin, etkinliğin tamamını değil.
- Etkinlik bitince transfer firmasından listeleri silmesini isteyin.
Bu bir hukuki görüş değildir; şirketinizin aydınlatma metnine ve politikasına uyun.
EventProgrammer’da transfer listesi
EventProgrammer’da bu listeyi elle yazmazsınız; transferler misafir listesindeki uçuşlardan oluşur. Misafirleri Excel’den içe aktarırsınız ve her misafirin uçuşu, oteli ve transferi aynı kayda bağlı kalır. Transferler tarih, şehir ve yöne göre ayrılır; varışlar ve dönüşler zaman penceresine, araç kapasitesine ve uçuş numarasına göre gruplanır, aynı otele gidenler birleştirilebilir. Her gruba şoför adı, telefonu ve plaka yazılır.
Tüm transferler ya da tek bir rota için yolcu manifestosunu Excel olarak alırsınız; filo raporu özet, mutabakat, günlük döküm ve misafir manifestosu sayfalarıyla gelir. Transfer ekibine bir tarih, şehir ya da yön için bağlantı açarsınız: ekip telefonunun tarayıcısında grupları ve yolcuları görür, izin verirseniz durumları (bekliyor, indi, alındı, iptal) günceller.
Bilmeniz gerekenler: canlı uçuş takibi yoktur, “indi” durumunu ekip işaretler; şoför başına ayrı bağlantı yoktur. Bu şablon transfer olarak içe aktarılmaz, uçuşlar misafir listesinden gelir. Ayrıntılar için havalimanı transferleri sayfasına bakın.